Selbständig zu sein bedeutet Freiheit — aber auch jede Menge Verantwortung. Und einen guten Teil dieser Verantwortung machen Steuern aus. Im Gegensatz zu Angestellten, bei denen der Arbeitgeber alles abführt, müssen Selbständige sich selbst um ihre Steuern kümmern: Einkommensteuer, Umsatzsteuer, vielleicht Gewerbesteuer, Vorauszahlungen, Steuererklärungen, Buchhaltung — die Liste ist lang.
Aber keine Panik. In diesem Leitfaden erklären wir Schritt für Schritt, welche Steuern auf Sie als Selbständiger zukommen, was Sie absetzen können und wie Sie von Anfang an alles richtig machen.
Freiberufler oder Gewerbetreibender — was sind Sie?
Diese Unterscheidung ist in Deutschland extrem wichtig, denn sie bestimmt, welche Steuern Sie zahlen und welche Pflichten Sie haben.
Freiberufler (§ 18 EStG) üben eine der sogenannten Katalogberufe aus oder eine ähnliche Tätigkeit. Dazu gehören unter anderem: Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, Journalisten, Dolmetscher, Designer, Programmierer (wenn überwiegend kreativ/beratend), Lehrer, Künstler und Schriftsteller. Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden, zahlen keine Gewerbesteuer und können eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) als Gewinnermittlung nutzen.
Gewerbetreibende sind alle anderen Selbständigen: Händler, Handwerker, Gastronomen, Makler, und so weiter. Sie müssen ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden, werden Mitglied der IHK und zahlen ab einem Freibetrag von 24.500 Euro Gewinn auch Gewerbesteuer. Unser Freiberufler-Rechner hilft Ihnen, Ihre steuerliche Situation als Freiberufler einzuschätzen.
Die wichtigsten Steuern für Selbständige
1. Einkommensteuer
Das ist die wichtigste Steuer für jeden Selbständigen. Ihr Gewinn (Einnahmen minus Betriebsausgaben) wird zu Ihrem zu versteuernden Einkommen gerechnet und nach dem normalen Einkommensteuertarif besteuert. Die Sätze reichen von 14 Prozent (Eingangssteuersatz) bis 45 Prozent (Reichensteuersatz). Der Grundfreibetrag von 12.096 Euro gilt auch für Selbständige.
Anders als bei Angestellten wird die Einkommensteuer nicht monatlich vom Gehalt abgezogen. Stattdessen verlangt das Finanzamt vierteljährliche Vorauszahlungen — am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Die Höhe richtet sich nach dem Vorjahresgewinn. Planen Sie Ihre Vorauszahlungen mit unserem Vorauszahlungsrechner.
2. Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)
Auf Ihre Rechnungen müssen Sie in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer aufschlagen (bzw. 7 Prozent für bestimmte Leistungen). Diese Steuer gehört nicht Ihnen — Sie sammeln sie nur ein und leiten sie ans Finanzamt weiter. Gleichzeitig können Sie die Umsatzsteuer, die Sie selbst auf Einkäufe und Dienstleistungen zahlen (Vorsteuer), dagegen rechnen.
Es gibt eine wichtige Ausnahme: die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG). Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro bleibt, können Sie sich von der Umsatzsteuer befreien lassen. Sie stellen dann Rechnungen ohne Umsatzsteuer — können aber auch keine Vorsteuer abziehen. Ob sich das für Sie lohnt, zeigt Ihnen unser Kleinunternehmer-Rechner.
3. Gewerbesteuer
Nur für Gewerbetreibende relevant. Der Freibetrag beträgt 24.500 Euro Gewinn. Darüber wird die Gewerbesteuer fällig, deren Höhe vom Hebesatz Ihrer Gemeinde abhängt (typischerweise zwischen 300 und 500 Prozent). Die gute Nachricht: Die Gewerbesteuer wird bis zu einem bestimmten Betrag auf die Einkommensteuer angerechnet. Berechnen Sie Ihre Gewerbesteuer mit unserem Gewerbesteuer-Rechner.
4. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer
Wie bei Angestellten fällt auch bei Selbständigen der Solidaritätszuschlag an — aber erst ab einer bestimmten Einkommensschwelle. Die Kirchensteuer wird als Zuschlag auf die Einkommensteuer berechnet, sofern Sie Kirchenmitglied sind. Beides können Sie mit unserem Solidaritätszuschlag-Rechner prüfen.
Was können Selbständige alles absetzen?
Hier liegt einer der grossen Vorteile der Selbständigkeit: Sie können alle Ausgaben absetzen, die betrieblich veranlasst sind. Eine unvollständige, aber hilfreiche Liste:
- Büro und Arbeitsplatz: Miete für Büro oder Coworking-Space, anteilige Miete bei Homeoffice, Möbel, Strom, Heizung. Nutzen Sie den Homeoffice-Rechner für die Berechnung.
- Arbeitsmittel: Computer, Software, Drucker, Handy, Fachliteratur
- Reisekosten: Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen bei Geschäftsreisen. Unser Reisekosten-Rechner hilft bei der Berechnung.
- Fahrzeug: Leasingrate, Abschreibung, Benzin, Versicherung, Reparaturen — wenn beruflich genutzt. Der Firmenwagenrechner zeigt die Optionen.
- Marketing: Website, Visitenkarten, Werbung, Social Media
- Versicherungen: Berufshaftpflicht, Krankenversicherung (teilweise), Berufsunfähigkeitsversicherung
- Weiterbildung: Kurse, Konferenzen, Fachliteratur
- Steuerberater: Ja, auch die Kosten für den Steuerberater sind absetzbar
Nutzen Sie unseren Betriebsausgaben-Rechner, um einen Überblick über Ihre abzugsfähigen Kosten zu bekommen.
Sozialversicherung: Das müssen Selbständige selbst regeln
Als Selbständiger sind Sie nicht automatisch sozialversichert (mit wenigen Ausnahmen wie Künstler und Handwerker). Sie müssen sich selbst um Folgendes kümmern:
- Krankenversicherung: Pflicht in Deutschland. Sie können sich gesetzlich (freiwillig) oder privat versichern. Die Beiträge liegen oft zwischen 400 und 900 Euro pro Monat.
- Rentenversicherung: Für die meisten Selbständigen freiwillig. Aber denken Sie an die Altersvorsorge — der Riester-Rechner zeigt Ihnen Fördermöglichkeiten.
- Berufsunfähigkeitsversicherung: Dringend empfohlen, da Sie kein Krankengeld vom Arbeitgeber bekommen.
GmbH oder Einzelunternehmen? Die Rechtsformfrage
Viele Selbständige starten als Einzelunternehmer oder Freiberufler. Wenn das Geschäft wächst, stellt sich die Frage, ob eine GmbH oder UG sinnvoll ist. Die GmbH bietet Haftungsbeschränkung und kann steuerlich ab einem gewissen Gewinn vorteilhafter sein, da die Körperschaftsteuer nur 15 Prozent beträgt. Unser GmbH-vs-UG-Vergleich hilft bei der Entscheidung.
Fazit: Organisiert sein ist die halbe Miete
Steuern als Selbständiger müssen nicht stressig sein — wenn Sie von Anfang an organisiert sind. Trennen Sie geschäftliche und private Konten, sammeln Sie Belege digital, machen Sie die Buchhaltung monatlich (nicht erst am Jahresende) und legen Sie 30 bis 40 Prozent Ihres Gewinns für Steuern zur Seite.
Starten Sie mit unserem Selbständigen-Steuerrechner, um Ihre voraussichtliche Steuerlast zu berechnen. Und wenn Sie Ihren Stundensatz oder Tagessatz kalkulieren wollen, helfen der Freiberufler-Stundensatz-Rechner und der Tagessatz-Rechner weiter.