Italy Invoice Calculator
Calculate your Italian invoice (fattura) with IVA, ritenuta d'acconto, and cassa previdenza for professional services.
Italian Invoice Structure
Italian invoices (fatture) must include the net professional fee (compenso), IVA (VAT), and — for professionals — the ritenuta d'acconto (20% withholding tax) that the client retains and pays to the Agenzia delle Entrate on your behalf.
Since 2019, all B2B invoices in Italy must be issued electronically (fattura elettronica) through the Sistema di Interscambio (SDI). This applies to all VAT-registered businesses and professionals.
Professionals registered with a cassa previdenziale (professional pension fund) add a 4% contribution to the invoice. Those in Gestione Separata INPS do not add this line item.
The ritenuta d'acconto is a 20% withholding tax that acts as an advance payment on your IRPEF. It is deducted from your tax bill when filing your annual return.
Regime Forfettario practitioners do not charge IVA and are not subject to ritenuta d'acconto — their invoices only show the net fee plus a 2% bollo (stamp duty) for amounts over 77,47 €.
Electronic invoicing (fatturazione elettronica) is mandatory. Use accredited software to generate XML invoices compatible with the SDI system.
Keep all invoices for at least 10 years as required by Italian law for tax audit purposes.
Come funzionano le fatture italiane, cosa devono contenere e le regole sulla fatturazione elettronica
Cosa deve contenere una fattura italiana?
Ogni fattura italiana deve riportare il tuo nome o ragione sociale, numero di partita IVA, codice fiscale, i dati del cliente, un numero progressivo univoco, la data, la descrizione dei beni o servizi, l'importo netto, l'aliquota e l'importo dell'IVA e il totale. Se manca uno di questi campi, la fattura può essere considerata non valida e causare problemi con l'Agenzia delle Entrate.
Cos'è la fatturazione elettronica?
Dal 2019, quasi tutte le fatture in Italia devono essere inviate elettronicamente tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall'Agenzia delle Entrate. Crei la fattura in formato XML e la trasmetti tramite SdI, che la consegna al tuo cliente. Le fatture cartacee non sono più accettate per la maggior parte delle transazioni tra aziende italiane. Questo sistema aiuta il governo a combattere l'evasione fiscale.
I freelancer in regime forfettario devono fare fatturazione elettronica?
Sì, dal 1 gennaio 2024, tutti i contribuenti in regime forfettario devono usare la fatturazione elettronica, indipendentemente dal fatturato. In precedenza, chi guadagnava meno di 25.000 € era esente. Non addebiti comunque l'IVA sulle fatture nel regime forfettario — le tue fatture indicano "operazione senza applicazione dell'IVA" con riferimento all'articolo di legge. Ma la fattura stessa deve passare tramite SdI.
Come appare l'IVA sulle fatture?
Se sei nel regime fiscale ordinario, devi aggiungere l'IVA alle tue fatture. L'aliquota standard è il 22%, ma aliquote ridotte del 4%, 5% e 10% si applicano a certi beni come alimentari, libri e materiale medico. La tua fattura deve mostrare l'importo netto, l'aliquota IVA, l'importo dell'IVA e il totale IVA inclusa. Poi versi all'Agenzia delle Entrate l'IVA incassata, meno l'IVA pagata sugli acquisti aziendali.
Cos'è la ritenuta d'acconto sulle fatture?
Se fatturi a un'altra azienda o a un professionista, questi potrebbe trattenere una ritenuta d'acconto — di solito il 20% dell'importo imponibile. È un anticipo della tua imposta sul reddito che il cliente versa direttamente al fisco per tuo conto. La tua fattura mostra l'importo lordo, la ritenuta e l'importo netto che il cliente ti paga. Porti la ritenuta a credito nella dichiarazione dei redditi annuale.
Cos'è la marca da bollo sulle fatture?
Se la tua fattura è esente da IVA e il totale supera 77,47 €, devi applicare una marca da bollo di 2 €. Questo si applica alle fatture in regime forfettario e a certe operazioni esenti. Per le fatture elettroniche, paghi il bollo digitalmente tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate invece di usare un bollo fisico. Il costo di 2 € viene di solito addebitato al cliente.
Per quanto tempo devi conservare le fatture?
La legge italiana richiede di conservare tutte le fatture — sia emesse che ricevute — per almeno 10 anni. Per le fatture elettroniche, l'Agenzia delle Entrate le conserva su SdI per te, ma dovresti tenere anche le tue copie di backup. Devi anche conservare documenti di supporto come contratti, note di consegna e estratti conto bancari per lo stesso periodo in caso di accertamento fiscale.
Agenzia delle Entrate: Basato sulle aliquote e soglie dell'Agenzia delle Entrate 2024/2025. Per consulenza personalizzata, rivolgiti a un commercialista.
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Disclaimer: This calculator provides estimates based on current HMRC rates and thresholds for the 2025/26 tax year. It does not constitute professional tax, financial, or legal advice. Your actual liability may differ depending on your individual circumstances. Always consult a qualified accountant or tax adviser before making financial decisions. Read our terms