Netherlands Invoice Calculator with BTW
Calculate invoice totals with Dutch BTW (omzetbelasting) at standard (21%) or reduced (9%) rates.
Dutch invoices (facturen) must include your KVK number, BTW-identificatienummer, invoice number, date, and a clear description of services or goods.
The standard BTW rate is 21%. The reduced rate of 9% applies to food, books, medicines, and certain services.
You must file BTW returns quarterly (or monthly for larger businesses) with the Belastingdienst.
The KOR (kleineondernemersregeling) exempts businesses with annual turnover below € 20.000,00 from charging BTW.
Wat er op elke Nederlandse factuur moet staan en hoe BTW werkt
Wat moet er op een Nederlandse factuur staan?
De Nederlandse wet vereist dat elke factuur de volgende gegevens bevat: je bedrijfsnaam en adres, je KvK-nummer (Kamer van Koophandel), je BTW-identificatienummer, de factuurdatum en een uniek factuurnummer, een duidelijke omschrijving van goederen of diensten, de hoeveelheid en eenheidsprijs, het BTW-bedrag en het tarief, en het totaal inclusief BTW. Als er iets ontbreekt, kan dat problemen opleveren bij een controle door de Belastingdienst.
Wat is BTW en welk tarief reken je?
BTW (belasting over de toegevoegde waarde) is de Nederlandse omzetbelasting — hetzelfde als VAT in andere landen. Het standaardtarief is 21% voor de meeste goederen en diensten. Een verlaagd tarief van 9% geldt voor voedsel, boeken, medicijnen en sommige andere basisbehoeften. Een 0%-tarief geldt voor export en bepaalde grensoverschrijdende diensten binnen de EU. Je moet op elke factuurregel duidelijk aangeven welk tarief van toepassing is.
Hoe ga je om met BTW als je een klein bedrijf hebt?
Als je jaarlijkse omzet onder de €20.000 ligt, kun je de kleineondernemersregeling (KOR) aanvragen. Met de KOR reken je geen BTW aan je klanten en hoef je geen BTW-aangifte te doen. Maar je kunt ook geen BTW op je eigen aankopen terugvragen. Dit werkt goed voor kleine freelancers met lage kosten, maar zodra je omzet boven de €20.000 komt, moet je de regeling verlaten.
Wat is je KvK-nummer en waar zet je het neer?
Je KvK-nummer is het registratienummer dat je krijgt bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Het bestaat uit acht cijfers en moet op elke factuur, je website en alle officiële zakelijke correspondentie staan. Het is anders dan je BTW-nummer. Je vindt het op je KvK-inschrijvingsbewijs of door te zoeken in het online handelsregister van de KvK.
Hoe moet je je facturen nummeren?
Factuurnummers moeten opeenvolgend en uniek zijn — je mag geen gaten of dubbele nummers hebben. Veel freelancers gebruiken een format zoals 2025-001, 2025-002 enzovoort, en beginnen elk jaar opnieuw. Anderen gebruiken een doorlopende reeks zoals INV-0001 over alle jaren. De Belastingdienst controleert op gaten bij een audit, omdat ontbrekende nummers kunnen wijzen op niet-aangegeven inkomsten. Gebruik factuursoftware om de nummering automatisch te beheren.
Welke betaaltermijnen zijn standaard in Nederland?
De meest gebruikte betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum. Voor kleinere bedrijven en freelancers wordt ook 14 dagen veel gebruikt. De Nederlandse wet staat je toe om wettelijke rente te rekenen (momenteel ongeveer 8% voor zakelijke transacties) bij te late betalingen, zonder dat je een aparte afspraak nodig hebt. Vermeld je betaaltermijnen altijd duidelijk op de factuur, inclusief je bankrekeningnummer (IBAN) en eventueel beleid bij te late betaling.
Moet je facturen sturen voor EU- en internationale klanten?
Ja, maar de BTW-regels veranderen. Voor zakelijke diensten aan EU-klanten pas je meestal de verleggingsregeling toe — je schrijft "BTW verlegd" op de factuur en rekent 0% BTW. Je klant draagt de belasting dan af in eigen land. Je moet hun BTW-identificatienummer op de factuur vermelden. Voor klanten buiten de EU reken je ook 0% BTW, maar op basis van een andere regel. Meld EU-verkopen altijd in je ICP-opgave (intracommunautaire prestaties).
Hoe lang moet je je facturen bewaren?
De Belastingdienst vereist dat je alle facturen — zowel verzonden als ontvangen — minimaal zeven jaar bewaart. Voor facturen die te maken hebben met vastgoed is de bewaartermijn tien jaar. Bewaar ze digitaal of op papier, maar zorg dat ze leesbaar en toegankelijk zijn als de Belastingdienst erom vraagt. Cloudboekhoudprogramma's zoals Exact Online, Moneybird of e-Boekhouden maken dit gemakkelijk door alles automatisch op te slaan.
Belastingdienst: Gebaseerd op de tarieven en drempels van de Belastingdienst voor 2025. Raadpleeg een belastingadviseur voor persoonlijk advies.
Related Calculators
Bonus Tax Calculator
Calculate income tax on your bonus using Belastingdienst bijzonder tarief rates.
Hourly Rate Calculator
Convert between hourly, daily, weekly, monthly, and annual pay rates in EUR.
Salary Calculator
Calculate your Dutch take-home pay after loonheffing and social premiums via Belastingdienst.
Disclaimer: This calculator provides estimates based on current HMRC rates and thresholds for the 2025/26 tax year. It does not constitute professional tax, financial, or legal advice. Your actual liability may differ depending on your individual circumstances. Always consult a qualified accountant or tax adviser before making financial decisions. Read our terms